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KI-Schulung für Mitarbeiter: Was Art. 4 AI Act wirklich verlangt

26. September 2026
KI-Schulung für Mitarbeiter: Was Art. 4 AI Act wirklich verlangt

Ja, Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Künstlicher Intelligenz schulen. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und trifft alle, die KI-Systeme anbieten oder betreiben. Starten Sie mit einer Bedarfsermittlung: Welche Systeme nutzt Ihr Betrieb, wer damit arbeitet und welches Risiko dabei berücksichtigt werden sollte? Dokumentieren Sie diesen Schritt von Anfang an, denn genau das wird im Zweifel geprüft.

Kurz gesagt:

  • Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI-Systemen schulen, wobei die Anforderungen flexibel an den Risikograd des Einsatzes angepasst werden.
  • Es braucht keine standardisierte Schulung oder ein Zertifikat, aber eine dokumentierte, nachvollziehbare Bedarfsermittlung und Maßnahmennachweis.
  • Verantwortliche im Betrieb, Anwender im Alltag und externe Dienstleister müssen unterschiedlich geschult werden, abhängig von ihrer Nutzung und Kontaktintensität mit KI.
  • Für KMU sind gestufte Schulungsprogramme sinnvoll, die Basiswissen für alle, vertiefte Module für Verantwortliche und praktische Trainings für technische Teams enthalten.
  • Externe Berater und staatliche Angebote helfen bei Bedarfsermittlung, Entwicklung passgenauer Trainings und der Dokumentation der Maßnahmen.
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Inhaltsverzeichnis

Was Art. 4 der KI-Verordnung tatsächlich verlangt

Der Gesetzestext ist kürzer, als viele erwarten. Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, die ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei ihrem Personal und bei anderen Personen sicherstellen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen umgehen. Seit dem 2. Februar 2025 ist diese Vorschrift anwendbar, und sie betrifft damit deutlich mehr Betriebe, als die meisten Geschäftsführer auf dem Schirm haben.

Was viele überrascht: Der Gesetzgeber nennt kein Mindestniveau an Wissen, keine Prüfung, keine Stundenzahl. Stattdessen soll das Kompetenzniveau von mehreren Faktoren abhängen, etwa vom technischen Vorwissen der Belegschaft, von deren Ausbildung, vom Einsatzkontext der KI-Systeme und von den Personen, die potenziell betroffen sind. Das macht die Vorschrift flexibel, aber eben auch auslegungsbedürftig. Genau hier entsteht die Unsicherheit, mit der KMU-Verantwortliche gerade kämpfen.

Wichtig ist außerdem, wer überhaupt in der Pflicht steht. Die Verordnung adressiert nicht nur Hersteller von KI-Software. Auch Betreiber, also Unternehmen, die fertige KI-Tools im Alltag einsetzen, wie etwa Chatbots im Kundenservice oder Analysewerkzeuge in der Buchhaltung, fallen darunter. Und wer externe Dienstleister mit KI-gestützten Aufgaben betraut, muss auch für diesen Personenkreis eine ausreichende Kompetenzvermittlung sicherstellen.

Was Art. 4 dagegen ausdrücklich nicht fordert:

  • Ein verpflichtendes Zertifikat oder eine externe Prüfung
  • Ein standardisiertes Schulungsformat, das für alle Branchen gleich aussieht
  • Eine gesetzlich festgelegte Mindeststundenzahl pro Mitarbeitendem
  • Eine einmalige Maßnahme ohne Wiederholung, wenn sich Systeme oder Risiken ändern

Diese Offenheit ist zugleich Chance und Risiko. Chance, weil Sie Schulungen an Ihre tatsächliche Betriebsrealität anpassen können, statt ein starres Formular abzuarbeiten. Risiko, weil „wir haben mal eine E-Mail verschickt“ im Ernstfall nicht als Nachweis ausreicht. Ein reiner Verweis auf die Bedienungsanleitung eines KI-Tools genügt in den meisten Fällen nicht, wie die Europäische Kommission in ihren Erläuterungen zur AI-Literacy klarstellt.

Wer im Betrieb tatsächlich geschult werden muss

Nicht jeder Mitarbeitende braucht dieselbe Schulung. Die Verordnung verfolgt einen risikobasierten Ansatz: Je höher das Risiko eines KI-Systems und je enger der Kontakt einer Person damit, desto gezielter müssen die Maßnahmen ausfallen. Wer gelegentlich einen KI-gestützten Übersetzungsdienst nutzt, braucht andere Inhalte als jemand, der ein KI-System zur Vorauswahl von Bewerbungen konfiguriert.

Drei Gruppen sind für die meisten KMU relevant.

  1. Betreiber und Entscheider im eigenen Haus. Wer KI-Systeme einkauft, konfiguriert oder deren Einsatz verantwortet, braucht ein Verständnis für Grenzen, Fehlerquellen und rechtliche Rahmenbedingungen. Hier reicht ein oberflächlicher Überblick nicht aus.
  2. Anwender im Tagesgeschäft. Kundenservice, Marketing, Vertrieb, jeder, der mit generativer KI Texte, Bilder oder Auswertungen erstellt, braucht praktische Kompetenz: Wie erkenne ich eine Halluzination? Wann darf ich ein Ergebnis ungeprüft übernehmen, wann nicht?
  3. Externe Auftragnehmer und Dienstleister. Wer Freelancer oder Agenturen mit KI-gestützten Aufgaben beauftragt, bleibt in der Pflicht, auch wenn die Person nicht direkt angestellt ist. Das wird in der Praxis häufig übersehen.

Besonders genau hinschauen sollten Betriebe, die KI im Beschäftigungskontext einsetzen, etwa bei der Bewerberauswahl, der Leistungsbewertung oder beim Monitoring von Mitarbeitenden. Die KI-Verordnung stuft solche Anwendungen häufig als hochriskant ein, was die Anforderungen an Schulung und Dokumentation zusätzlich verschärft. Ein Personalverantwortlicher, der ein KI-Tool zur Vorsortierung von Lebensläufen nutzt, braucht also mehr als eine kurze Einweisung. Er muss wissen, wie das System zu Ergebnissen kommt, wo Verzerrungen entstehen können und wie menschliche Kontrolle, im Fachjargon „Human Oversight“ genannt, tatsächlich sichergestellt wird.

Für die IT-Abteilung oder Entwicklerteams, die eigene KI-Anwendungen bauen oder anpassen, gilt wiederum ein anderer Maßstab: technisches Tiefenwissen zu Trainingsdaten, Modellgrenzen und Transparenzpflichten. Ein gestufter Ansatz, bei dem Basiswissen für alle gilt und vertiefte Module für Verantwortliche und technisches Personal folgen, hat sich laut dem Hinweispapier der Bundesnetzagentur als praktikabelste Lösung für kleinere Betriebe erwiesen.

So bauen Sie Ihren Umsetzungsfahrplan für die KI-Kompetenzpflicht

Ein Schulungsprogramm, das rechtlich hält und im Alltag funktioniert, entsteht in drei Phasen. Keine davon ist besonders aufwendig, wenn Sie strukturiert vorgehen.

  1. Bedarf ermitteln. Listen Sie alle KI-Systeme im Unternehmen auf, von der Textgenerierung im Marketing bis zur Recruiting-Software. Ordnen Sie jedem System eine Nutzergruppe zu und schätzen Sie das Risiko grob ein: gering, mittel, hoch. Diese Inventarliste ist Ihr Ausgangspunkt und gleichzeitig das erste Dokument im Nachweispfad.
  2. Maßnahmen gestalten. Definieren Sie pro Zielgruppe konkrete Lernziele. Ein Vertriebsteam muss verstehen, wann ein KI-generierter Textvorschlag geprüft werden muss. Eine Führungskraft muss die rechtlichen Grundpflichten kennen. Mischen Sie Formate: kurze E-Learning-Module für die Breite, Workshops für Führungskräfte, Training-on-the-job für technische Rollen. Setzen Sie einen realistischen Zeitplan, zum Beispiel einige Wochen bis Monate für die erste Rollout-Welle.
  3. Durchführen und belegen. Führen Sie Teilnehmerlisten, halten Sie die Inhalte jeder Schulungseinheit in einer kurzen Synopse fest und sammeln Sie, wo möglich, Feedback oder Testergebnisse. Legen Sie einen Wiederholungsrhythmus fest, etwa jährlich oder bei jeder wesentlichen Änderung eines KI-Systems.

Profi-Tipp: Bewahren Sie nicht nur die Teilnehmerlisten auf, sondern auch die Schulungsunterlagen selbst mit Versionsdatum. Wenn sich ein KI-Tool ändert oder ein neues Risiko auftaucht, können Sie so belegen, welcher Wissensstand zu welchem Zeitpunkt vermittelt wurde.

Die Dokumentation ist dabei kein Nebenschauplatz, sondern der eigentliche Compliance-Hebel. Teilnehmerlisten, Inhaltsübersichten, Evaluationsergebnisse und Auffrischungszyklen bilden zusammen den Nachweis, den die Kommission für eine funktionierende Kompetenzförderung erwartet. Ohne Papierspur nützt die beste Schulung im Zweifel wenig.

Darstellung einer dokumentierten Schulungsnachweiskette

Welche Schulungsformate und Fördermittel stehen KMU zur Verfügung

Sie müssen keine teure Zertifizierungsplattform kaufen, um Art. 4 gerecht zu werden. Die Verordnung legt bewusst kein einheitliches Format fest, sondern überlässt die Wahl den Unternehmen, solange die Maßnahme zum tatsächlichen Bedarf passt.

Bewährt haben sich in der Praxis vier Ansätze:

  • Kurzmodule und Blended-Learning für die breite Belegschaft, kombiniert aus kurzen Videos und praktischen Übungsaufgaben.
  • Train-the-Trainer-Konzepte, bei denen einzelne Mitarbeitende vertieft geschult werden und ihr Wissen intern weitergeben.
  • Inhouse-Workshops, die branchenspezifische Anwendungsfälle direkt am eigenen Arbeitsalltag durchspielen.
  • Dokumentierte Selbstlernphasen, etwa über anerkannte Onlinekurse, ergänzt durch eine schriftliche Lernzielkontrolle.

Kostenlose Angebote gibt es durchaus, und sie sind oft unterschätzt. Die Mittelstand-Digital Zentren stellen anbieterneutrale KI-Trainer, Workshops und Readiness-Checks bereit, die genau auf die Situation kleinerer Betriebe zugeschnitten sind. Der KI-Campus bietet als staatlich unterstützte Lernplattform frei zugängliche Kurse zu KI-Grundlagen. Auch Hochschulen ziehen mit: Die Universität Tübingen stellt eine Grundlagenschulung mit Teilnahmebestätigung zur Verfügung, die sich als Baustein in ein internes Schulungskonzept einfügen lässt.

Für Fragen zu Fördermitteln lohnt sich ein Blick auf die Förderungsseite von Menter, die regionale und nationale Programme für die Finanzierung solcher Maßnahmen aufschlüsselt. Wer zusätzlich datenschutzrechtliche Aspekte in Schulungsinhalte integrieren will, findet in einem Leitfaden zu Datenschutz-Compliance praxisnahe Hinweise, die sich gut mit den KI-Kompetenzinhalten kombinieren lassen.

Checkliste: Was Führungskräfte jetzt konkret tun sollten

Die folgende Prüfliste eignet sich für ein internes Audit und als Grundlage für ein Gespräch mit dem Betriebsrat oder externen Prüfern.

In den ersten 30 Tagen:

  1. Erstellen Sie ein vollständiges Inventar aller im Betrieb eingesetzten KI-Systeme.
  2. Benennen Sie eine verantwortliche Person oder ein kleines Team für das Thema KI-Kompetenz.
  3. Planen Sie eine erste Pilotschulung für die Gruppe mit dem höchsten Risikokontakt, etwa Personalabteilung oder Kundenservice.

Zwischen Tag 30 und Tag 90:

  1. Rollen Sie die Schulung auf alle relevanten Abteilungen aus, gestaffelt nach Risiko und Nutzungshäufigkeit.
  2. Definieren Sie Evaluationsmetriken, etwa einen kurzen Wissenscheck nach jeder Einheit.
  3. Legen Sie feste Wiederholungstermine fest, mindestens jährlich oder bei jeder größeren Systemänderung.

Dauerhaft im Blick behalten:

  1. Bewahren Sie Teilnehmerlisten, Inhaltssynopsen und Testergebnisse mindestens für die Dauer des jeweiligen KI-Systemeinsatzes auf.
  2. Aktualisieren Sie das Inventar, sobald neue KI-Anwendungen eingeführt oder alte abgeschaltet werden.
  3. Prüfen Sie einmal jährlich, ob sich die Risikoeinstufung einzelner Systeme verändert hat.

Diese neun Punkte lassen sich in einer einzigen Tabelle abbilden und mit Verantwortlichen und Terminen versehen. Genau das erwarten Aufsichtsbehörden im Zweifelsfall: keine perfekte Theorie, sondern einen nachvollziehbaren, gelebten Prozess.

Warum pragmatische, dokumentierte Schulungen für KMU den Unterschied machen

Die meisten Betriebe, mit denen wir bei Menter sprechen, unterschätzen nicht die Pflicht selbst, sondern deren praktische Seite. Die eigentliche Herausforderung liegt woanders: Schulungsinhalte so zu gestalten, dass sie im Tagesgeschäft wirklich ankommen, und das Ganze so zu dokumentieren, dass es im Ernstfall standhält.

Genau hier verbindet sich Compliance mit wirtschaftlichem Nutzen. Ein Vertriebsteam, das versteht, wann es einem KI-generierten Textvorschlag vertrauen kann und wann nicht, macht weniger Fehler, nicht nur weniger Verstöße. Dabei wird auf zertifizierte Beratungsexpertise mit einem klaren Fokus auf kleine und mittelständische Betriebe gesetzt, branchenspezifisch und auf schnelle Anwendbarkeit ausgelegt statt auf theoretische Vollständigkeit. Ein typisches Projekt beginnt mit einer kurzen Bedarfsanalyse, führt über zielgruppenspezifische Workshops und endet mit einer dokumentierten Übergabe, die im Betrieb weiterlebt, nicht in einer Schublade verschwindet.

— Shaun

Wie Menter KMU bei der KI-Kompetenzpflicht konkret unterstützt

Wer nach der Lektüre merkt, dass die eigene Bedarfsermittlung eher lückenhaft ist als vollständig, muss das nicht allein durchziehen. Externe Berater übernehmen genau diesen Teil: von der ersten Analyse, welche KI-Systeme im Betrieb überhaupt im Einsatz sind, über zielgruppengerechte Workshops bis zur Dokumentation, die im Zweifel auch einer Prüfung standhält.

Menter

Der Unterschied zu einer generischen Online-Schulung liegt in der Anpassung. Schulungsinhalte werden branchenspezifisch und auf die tatsächliche Unternehmensgröße zugeschnitten entwickelt, begleitet durch Coaches, die den Prozess persönlich betreuen statt nur ein Lernvideo bereitzustellen. Das Leistungsspektrum reicht von der KI-Strategieberatung über praxisnahe Mitarbeiterworkshops bis zu Impulsvorträgen für Führungsebenen, die das Thema erst einordnen müssen, bevor sie es an ihr Team weitergeben.

Wer zusätzlich prüfen möchte, ob Fördermittel für die Umsetzung infrage kommen, findet dazu erste Hinweise auf der Förderseite von Menter. Der nächste Schritt ist unkompliziert: ein Erstgespräch vereinbaren, den eigenen Bedarf einmal von außen einschätzen lassen und von dort aus entscheiden, welches Format am besten passt.

Quellen

Die EU-Kommission zu AI-Literacy liefert den Rechtstext und Praxisbeispiele. Das Hinweispapier der Bundesnetzagentur übersetzt die Vorgaben in Umsetzungshinweise für Betriebe. Der KI-Campus und die Grundlagenschulung der Universität Tübingen bieten kostenfreie Kurse zum sofortigen Einstieg.

FAQ

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeitende gesetzlich Pflicht?

Ja. Art. 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber seit dem 2. Februar 2025, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Ein festes Mindestniveau schreibt das Gesetz dabei nicht vor, wohl aber eine nachvollziehbare, dokumentierte Maßnahme.

Muss jedes Unternehmen KI-Schulungen durchführen?

Betroffen sind Unternehmen, die KI-Systeme anbieten oder im Betrieb einsetzen, sowie deren Auftragnehmer. Der Umfang der Schulung richtet sich nach dem Risiko der eingesetzten Systeme und der Rolle der jeweiligen Person im Umgang damit.

Welche Arten von KI-Schulungen gibt es?

Möglich sind Kurzmodule, Blended-Learning, Inhouse-Workshops, Train-the-Trainer-Konzepte und dokumentierte Selbstlernkurse, etwa über den KI-Campus oder Hochschulangebote. Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Format vor, solange die Maßnahme zum tatsächlichen Bedarf der Nutzergruppe passt.

Welche KI-Schulung ist für ein KMU am sinnvollsten?

Ein gestufter Ansatz funktioniert für die meisten kleinen und mittleren Betrieben am besten: Basiswissen für alle, vertiefte Module für Verantwortliche und Hands-on-Training für technisches Personal. Menter entwickelt solche Programme branchenspezifisch mit dokumentiertem Nachweis, Details zu den Leistungen finden Sie auf der Angebotsseite.

Was passiert, wenn ein Unternehmen die Schulungspflicht ignoriert?

Die KI-Verordnung sieht Aufsichtsmechanismen vor, die Nachweise über getroffene Maßnahmen einfordern können. Ohne Dokumentation von Bedarfsanalyse, Schulungsinhalten und Teilnahme fehlt im Streitfall der Beleg, dass ein Unternehmen seiner Pflicht nachgekommen ist.